数据管理视域下院校期刊档案建设的新路向

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）9-251-01

摘要 数据管理现已进入大数据阶段，其对院校期刊档案建设现状将产生冲击，在结合数据管理特点的基础上分析其对期刊档案建设的影响，研究探索数据管理背景下期刊档案建设应从共建共享平台、提供智库型服务、加强信息安全防护体系等方向提高期刊档案信息资源开发利用价值。

关键词 数据管理 期刊档案信息 大数据 信息安全

院校期刊作为创新理论、培育人才、推动科技进步的重要窗口和平台。加强院校期刊档案建设有利于为院校科研、教學工作提供学术服务，促进文化交流和学术事业的共同发展。在大数据环境下，档案信息化建设成为必然趋势，院校期刊档案有信息量大、专业性强、保密要求高等特点，数据管理技术科学利用必将对院校期刊档案建设的内容、路径及档案信息服务的理念产生变革性的影响。

一、院校期刊档案资源建设的现状

（一）期刊档案资料编研不全面

传统期刊档案信息编研不全，无法得到有效开发利用。一是多为信息导向数据，以检索目录形式为主，并非真正意义上的档案全文数字信息。二是由于院校信息技术运用受限，现有数据库资源信息陈旧，内容层次单一，无法满足用户多向需求。三是期刊档案信息资料编研缺乏规划，开发深度不足，编研成果以一次文献比较多见，二次、三次文献较少。

（二）数字化档案建设缺乏力度

由于院校期刊档案数字化建设起步晚，缺少科学规划和规范化标准，技术支持力度不够，期档案数字化进程相对缓慢。一是数字化工作力度不够，还有大量的纸制档案未实现数字化。二是缺少统一标准，对期刊档案收集、整理、转化没有规范化要求，导致数字档案信息资源结构失调、异构现象严重使得信息资源共享困难。三是档案管理人员缺乏技术培训，掌握的信息技术有限，编辑部没有配备专业的档案管理人员。

（三）信息生态下档案信息安全保密问题突出

近年来，在期刊数字化热潮和信息资源网络化的趋势下，院校期刊档案建设也融入了信息化进程中，随着档案信息传递网络化、档案信息管理自动化、信息资源共享平台服务等的技术应用，网络环境安全隐患、计算机安全隐患、应用系统安全隐患、承载数据安全隐患、用户访问安全隐患等问题，都对档案信息的安全保密工作提出了更高的要求。

二、数据管理对院校期刊档案建设的影响

（一）期刊档案信息资源开发内容层次更深

随着大数据时代的到来，档案数据资源更加丰富，用户信息需求将更加复杂多样。院校期刊档案将不再只是学术文献资料，其包含的内在信息更加多元化。通过数据重组，数据分析使得期刊档案信息资源从孤立信息转化为关联数据，可以将原本期刊档案中稿件归档按照编辑流程细化存储，将作者、编者信息和读者需求反馈建立关联，使得期刊档案信息资源的开发更加深层次，在数据信息中挖掘知识，可利用率更高。

（二）期刊档案信息资源可利用空间更广

数据管理的运用必将促进期刊档案信息资源建设从“文档”“资源”向“数据”的演化。大数据背景下“档案数据”无论是来源、规模还是类型、结构都将变得复杂多样。随着数据管理相关技术的引进和推广，期刊档案信息资源利用向深度挖掘动态数据拓展可利用空间转变，从而开发档案信息资源的潜在价值。

（三）期刊档案信息资源高度共享

“互联网”技术的发展大在提高了信息传递能力，使信息资源共享成为可能，同时又促进信息资源建设的发展。受大环境影响，期刊档案信息资源只有交流、共享才能充分开发和利用。数据管理技术的推广，在档案资源建设上，更注重档案信息的收集、整理、优化，建立资源共享网络，使其更加专业化、系统化、规范化；使得信息存储数字化、信息采集实时化、信息管理科学化、信息服务智能化。

三、数据管理视域下院校期刊档案建设的新路向

（一）整合信息资源，共建共享平台

一是加强期刊档案信息专题数据库建设。只有运用数据分析、云计算技术对院校期刊各类档案数据资源进行重组和再创造，建成容量大、稳定安全、查询方便、主题鲜明的专题数据库，才能提高共享信息的质量。二是协同合作。一方面加强与本院校图书馆（档案室）、科研部门之间的协作，院校期刊就主动做好信息资源互补工作，使馆藏的学术档案资料尽可能完整；另一方面，加强各院校编辑部之间合作交换、数字系统共享，推进档案数字化，院校之间要加强档案信息资源共享局域网的利用和改造，完善分享途径。

（二）健全网络信息系统，提供智库型服务

一是院校应积极开发最新网络信息系统，编辑部要加大编辑出版软件和档案信息管理系统运用，将电子档案和实体档案对应，文档一体化。二是运用数据管理技术将期刊档案建设纳入智慧数字库建设，在数字化、网络化、管理自动化、资源共享的基础上，融入智慧感知和协同处理的特点，重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台，进一步实现档案数据资源开发利用的最大化。

（三）构建技术防护体系，加强信息化安全建设

档案信息系统安全建设可以借鉴通用信息系统安全建设的成功经验，构建技术防护体系。一方面，可以把期刊档案信息安全建设纳入本单位指挥自动化和信息安全防护建设的大系统中，实行分级防护；另一方面，加强综合治理，运用多种技术手段从网络、终端、应用、数据、用户等各个层面采取安全防护措施，消除安全隐患。

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