如何提高高校学院行政管理工作水平

摘 要： 高校学院行政管理是高等学校管理工作的有机组成部分，是大学实现教学、科研两大社会功能的基础。高校应建立一套良好的行政管理体系，提高行政管理人员的综合素质，加强学院行政管理工作能力建设，使学院行政管理工作更加合理、有序、科学、高效。

关键词： 高校学院 行政管理 行政管理人员 七项工作

高校学院行政管理是高等学校管理工作的有机组成部分，是大学实现教学、科研两大社会功能的基础。行政管理人员是行政管理工作具体承担者，其工作的效率直接影响到学院的整体工作。在当前情况下，要建立一套良好的高校行政管理体系，提高行政管理人员的综合素质，加强学院行政管理工作能力建设，使学院行政管理工作更加合理、有序、科学、高效，应做好以下七项工作。

一、不断完善规章制度

要提高行政管理效率，应该建立健全的行政管理制度，依法办事。只有尽可能做到所有的行政管理行为都有依据，才能发挥各项科学管理制度的作用。学院应致力于建立一套完整、系统、规范的制度体系，使操作过程明晰化、具体化，这对培养人才及创建高水平团队都有一定的促进作用，应针对各行政岗位，建立规范化、责任化和常规化的管理流程。特别是近些年来，招生规模扩大，教师队伍日益庞大，学科建设任务量也有较大幅度的增加，日常涉及的事务种类繁多，学院行政管理的工作量比以前增加许多，所以行政人员在平时的工作中，要不断总结，逐渐完善各种规章制度、办事流程，在保证规范性的同时尽量简化办事手续，提高办事效率，可以说，服务高效是行政管理工作不可或缺的目标。

二、加强培训，提高素质

行政管理人员的素质直接影响着学院管理工作的水平和效率，并直接影响到各方面工作的顺利开展。加强对行政管理队伍的培训教育，不断提高管理水平，是高校持续、健康发展的保证。因此，提高行政管理人员的综合素质对学院的各项事务管理尤为关键。

合格的高等院校的行政管理人员应具备以下几方面素质。

1.思想政治素质

在实际工作中，行政管理人员应具备良好的精神风貌和思想境界，树立全心全意为人民服务的思想、强烈的事业心和高度的工作责任感，不断提高政治理论水平，增强驾驭和正确处理各种事务、矛盾和突发事件的应变能力，科学辩证地解决工作中的问题。在实际工作中应做到：具有较高的政策观念，办事民主，实事求是；想群众之所想，急群众之所急，认真解决群众遇到的实际困难，处理问题通情达理，在政策允许的范围内，注重人性化和科学化。工作中应该谦虚谨慎，礼貌待人，积极主动地做好沟通协调工作；认真对待工作，任劳任怨，一心为公，遵纪守法，廉洁奉公。学院行政管理工作大都是重复性、繁琐性工作，只有有了过硬的思想素质才能安心于本职工作，把每一个细小的工作做好，让教师和同学们满意。

2.职业素质

行政管理人员是学校及学院形象的代表，不仅应具备优秀的思想品德，还应具备优良的职业技能和职业道德。行政管理人员要面对和协调各种矛盾，接收各种错综复杂的信息，必须具备成功有效的协调沟通能力，把杂乱变为统一，把不平衡变为相对平衡，应善于观察，对周围和身边的人和事具有敏感性，具有对事物准确的判断能力、良好的安排时间的能力、与同事和领导能融洽相处的能力，以及收集和处理各种信息的能力。另外，一个行政管理工作者只有思想端正，有道德、守纪律，将先进思想渗透到日常工作中，才能外化为领导决策的得力参谋，从而使行政工作在学院工作中起好协调管理作用。

3.专业素质

由于学院行政管理主要是以教学和科研为中心的行政管理，其服务和管理对象主要是广大教师、科研人员及学生，这就要求行政管理人员必须具有较高的文化层次、管理水平。精通某些学科的专业知识，要有良好的业务知识如文书制作与处理、档案保管、办公管理、公文写作、公共关系等，还要习得与办公室工作相关的知识，并了解所在学院相关学科的常识性知识。

要提高行政管理人员职业素质，一方面，要加强人员培训，培训应该具有系统性、针对性、专业性，科学进行培训规划，做好培训调研，在形式上可采用平时自学和集中培训等多种方式，让他们在专业水平方面有不断提高的机会。另一方面，行政人员应注重培养自我学习、终身学习的理念，学习与工作相辅相成，并在工作过程中找到不足，从学习中发现问题、解决问题，改进工作方法，推进工作的开展。

三、工作模式创新

随着计算机的普及、网络的快速发展，计算机和网络技术在高校办公室中的广泛应用，高校行政管理工作伴随着计算机网络技术的发展，已经实现了多元多载体信息的工作模式。在当前的日常管理工作中，应该在原有的传统工作模式基础上，更多地利用计算机网络技术，这能够有效提高办公效率。比如目前各学校组建的校园网络，通过学校、学院、学科的网站，可以发布信息及互发办公邮件；通过一些聊天软件发通知，比如QQ、飞信；有些岗位需要操作一些自主开发的管理系统，这些现代化技术都能有效地传达信息，节省人力物力，提高管理水平。而高速发展的计算机技术和高校现代化的运作模式对行政管理工作效率提出了更高的要求，这就必须通过创新才能实现行政管理工作模式的转变，以适应新形势下的发展要求。

四、领导重视

高校行政管理水平与学校、学院领导的参与及重视程度有着极为密切的关系，特别是主管领导。行政管理人员是领导的传输带，需要把学校或学院和教师或同学的信息传达给领导，而领导通过这些信息再与上级领导或其他部门沟通，再把形成的意见返回管理人员，而后传达执行，领导对日常管理事务的关注程度，对事情的进展和结果有决定性作用。常规性协调各行政职能部门的主要协调工作，工作量较大，也较复杂，它的任务在于保证各项工作正常开展。领导需要对行政议事、办事规则等深入研究，具体问题具体分析，做到心中有数，才能政令统一、统筹兼顾、运用自如，这对正确决策，协调好各部门的关系，最终达到良好效果。

五、队伍建设

加强学院行政管理人员的绩效考核工作，建立和完善行政绩效管理机制和考核办法，对于提高学院的管理工作水平具有十分重要的意义。根据实际，从“德、能、勤、绩”等方面考评，并建立便于操作，能比较客观地评定行政管理工作水平的评估指标体系和考核办法。考评应该遵循目的性原则、全面性原则、科学性原则、独立性原则，即评价的目的是促进和提高管理人员的素质和水平，通过各项指标的检验，找出工作中的不足和差距，明确改进的努力方向，以便实现管理工作目标；要从行政管理的整体出发，来界定评价的对象和范围，根据不同的评价对象，分别确定不同的评价指标体系；在评价指标的选择和确定上，定量指标和非定量指标并存，不片面追求量化；每个评估指标体系因针对的评价对象不同，都保持独立性，但从整体上看，又是一个全面的、完整的独立的整体。

学院还应当注意采用多种激励方式，对工作表现出色的给予相应的奖励，并遵循公开、公平的原则。

六、办公条件改善

1.硬件改善

良好的办公环境能给人心理与生理一种好的工作动力，能使人保持较高的工作热情，而且不容易产生疲劳感。学校应该营造一个良好的办公环境，筹措资金对办公室的工作环境进行改善，比如办公座椅、打印机、空调设备、电脑设备、管理书籍等，要能够较好地满足行政人员的办公需要，并使办公室人均面积保持在合理的范围内，这样可以有效地提高行政管理人员的工作积极性。

2.软件建设

目前各高校使用较多的是利用现代办公设备实现办公自动化，使得广大教职工能够便捷地利用网络收发所需的信息，在提高工作效率的同时也节省了资源。但是现有的办公自动化系统功能有待提高，特别是有些管理系统没有完全达到初衷，很多功能不完善，还有待进一步开发。

高校的发展，离不开务实的领导团队、优秀的教师队伍，也离不开行政管理人员的优质服务。因此，高校需要提高管理人员的水平，激发他们的自尊心、自信心，让他们在行政管理岗位上爱岗敬业，充分发挥聪明才智，做好领导的参谋，不断提高自身综合素质，以广大教职工和学生的根本利益为本，根据实际工作需求，适时地创新工作模式，为高校的教学、科研提供更有效的管理服务，创设和营造更有利于学生成长、教师发展的环境和氛围，以实现人的和谐发展和学校的可持续发展。

参考文献：

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