关于计算机在现代档案管理中的应用分析

摘 要：随着科学技术发展，计算机技术应用于各个行业，极大的方便了人们的生活。计算机技术在档案管理中的应用改变了传统的管理模式，使档案管理更为方便，而且还实现了信息共享。本文就计算机在现代档案管理中的应用进行研究分析，不断完善计算机档案管理，提高管理效率。

关键词：计算机技术；档案管理；应用

档案管理是一项十分反复的工作，它涉及的管理内容庞大，各种信息数据，要做好归档工作，一不小心就会丢失，造成失误。而且档案管理工作所涉及的管理时间也十分漫长，有的建筑工程动辄几十年，在工程竣工前，档案必须保存完好。因此，计算机技术的应用，解决了这两项难题，所以计算机在档案管理中的应用势在必行。

1 计算机在现代档案管理必要性

首先，传统档案管理工作效率低下。传统档案管理投入了大量的人力财力，管理内容庞大，资料混乱，档案的归类工作难度大，丢失风险也高，严重影响了企业管理效率。

其次，计算机档案管理实现了信息共享。计算机档案管理不仅实现信息的有效归类，而且还具有检索功能，要想查阅学习只要检索就可以在几分钟内找到，实现了信息的共享。

最后，计算机档案管理延长了档案使用期。传统纸质档案由于其材质原因，磨损严重，使档案的使用寿命减少。计算机的出现，避免了他人对档案的直接接触，延长了档案的使用期。

2 计算机在现代档案管理问题

第一，计算机档案管理基础设施差。各个地区经济水平发展程度不一致，计算机档案管理还不完善，计算机在偏远地区的普及还不太高，档案管理信息化还无法实现，而且还没有专业的计算机档案管理人才。

第二，计算机档案管理有安全隐患。互联网时代信息实现了共享，然而，有许多的不法分子，利用计算机破坏计算机信息，病毒和黑客的存在，极大的影响了计算机档案管理安全。

第三，计算机档案管理技术落后。目前，我国许多单位计算机档案管理还没有规范的制度，档案审核不严格，档案入档不及时，档案漏缺等问题时有出现，不利于计算机档案管理工作的开展。

3 计算机在现代档案管理的策略

3.1 加快计算机技术在档案管理中的应用

1.完善计算机档案管理基础设施

为了普及计算机在档案管理工作中的应用，必须完善计算机的硬件设施，使其适应档案管理的需要。这就需要投入资金，在原有计算机的基础上，购买大容量的存储设备，实现大量信息的存储和管理；建立数据库，实现数据的信息共享和统一管理；建立检索功能，提高档案信息查找的速度，方便使用者查询，实现资源的有效管理；利用網络技术，及时的更新档案管理信息，跟进时代的步伐，尽快实现数字档案代替纸质档案，实现档案管理的一致性。

此外，还要在计算机档案管理配套打印机、复印机、扫描仪等基础设备，对重要的档案信息进行备份，加强档案信息的安全性[1]。

2.培养专门的计算机档案管理人才

计算机档案人才包括计算机档案研发人才和管理人才。一方面，有实力的企业可以加大资金的投入，研发一套适应于本企业的计算机档案管理系统，有针对性的对企业进行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培养一批有专业计算机档案管理技术的管理人才，不仅有良好的业务能力，而且还要在不断的实践工作中提升自己的专业能力，定期的参加企业组织的技术培训，成为一个全面发展的综合性人才。

3.2 提高计算机的安全性

1.技术安全措施

企业为了保障档案信息的安全，必须加强档案管理系统的安全性。采用防火墙技术，对黑客的进攻采取防御，保护档案信息不被盗取；应用计算机病毒检测系统，定期对计算机进行病毒检测，及时发现漏洞，进行修补，避免计算机病毒的入侵造成数据的丢失；还可以采用信息加密技术，对所有主要的信息尽心密码设置，增加档案信息的安全性。此外，还应该对档案信息进行定期的备份，防治计算机因为突然故障或者停电，而导致重要数据的丢失。

2.制定计算机档案管理法律法规

对于政府而言，就是要制定一系列关于计算机档案管理的法律，以不断完善计算机档案管理的制度建设，保证计算机档案管理有法可依。在保证档案信息的真实性的同时，对那些盗取档案信息的人员进行法律惩处，起到警示作用，保证计算机档案的安全性。

3.加强职业道德教育

在计算机在档案管理应用中，一定要做好管理人员的职业道德培训。档案信息关乎企业的机密性文件，所以一定要注重档案信息的保密工作。因此，要定期的组织计算机档案管理人员进行职业道德培训，让管理人员在道德的约束下，坚守自己的专业操守，爱岗敬业，忠于职守，不监守自盗，不泄露企业的档案信息。

3.3 建立健全的现代档案管理制度

1.建立现代档案管理制度

为了确保计算机档案管理的有序进行，必须根据企业的实际情况，建立起自己去的档案管理制度，对每一个环节进行细化的管理，制定档案电子化的每一个工作步骤，建立一整套完善的业务流程，对于档案管理中可能出现的问题提前制定好注意事项，保证计算机档案管理的规范操作，使管理过程职责分明，实现了计算机档案管理的有效进行[2]。

2.建立激励机制

为了不断的完善计算机档案管理，可以采取激励措施。企业可以对计算机档案管理提出改进意见的员工进行物质奖励，以此鼓励其他员工的积极性，对企业的档案管理献计献策。企业要广纳员工的意见，对有用的信息进行完善，将其制度化，纳入计算机档案管理制度，保证意见源源不绝。

3.引进成功的管理模式

企业自己没有计算机档案管理经验的，可以借鉴大企业的管理模式，根据企业自己的实际情况，取其精华，有目的的学习管理方法，形成自己的管理模式。

4 结束语

计算机在现代档案管理中的应用前景广阔，不仅节约了管理成本，而且使档案管理更加有效。因此，我们要通过加快计算机技术在档案管理中的应用，提高计算机的安全性，建立健全的现代档案管理制度等措施，完善计算机档案管理，促进档案管理智能化。

参考文献

[1]路海玉.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2016，20：158.

[2]崔静.浅谈计算机技术在现代档案管理中的应用[J].信息系统工程，2013，08：129.

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